Narzędzie generowania sum częściowych (pośrednich) pomaga w grupowaniu dużych baz danych. Powoduje umieszczenie formuł zawierających funkcję SUMY.CZĘŚCIOWE (POŚREDNIE) w odpowiednich miejscach bazy danych. Składnia funkcji jest następująca: SUMY.CZĘŚCIOWE (funkcja_nr;adres).
Funkcja_nr to liczba od 1 do 11 określająca, której funkcji użyć przy obliczaniu sum częściowych (pośrednich) na liście.
Najważniejsze z nich to:
Funkcja_nr: Funkcja
1 : ŚREDNIA
2 : ILE.LICZB
3 : ILE.NIEPUSTYCH
4 : MAX
5 : MIN
9 : SUMA
Argument adres określa zakres komórek, dla którego będą obliczane sumy częściowe.
Najpierw należy posortować listę według pola, dla którego chcemy obliczyć sumę częściową, a następnie zaznaczyć dowolną komórkę z listy. Na wstążce Dane klikamy w polecenie Suma częściowa, które dostępne jest w grupie Konspekt. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Sumy częściowe.
Z listy Dla każdej zmiany w: wybieramy nazwę pola, dla którego mają być obliczane sumy częściowe. Wybrane pole to zazwyczaj pole, według którego posortowaliśmy listę. Z listy rozwijanej Użyj funkcji wybieramy funkcję, której należy użyć do obliczenia sum częściowych. Na liście Dodaj sumę częściową do: zaznaczamy pola, dla których ma zostać obliczana suma częściowa. Jeżeli to konieczne, to zaznaczamy odpowiednie opcje spośród opcji znajdujących się na dole okna dialogowego. Naciskamy przycisk OK. Excel zamieni listę w konspekt i umieści na nim odpowiednie nagłówki oraz obliczone sumy częściowe.
Wskazówka!
Aby usunąć wygenerowane sumy pośrednie, naciskamy przycisk Usuń wszystko znajdujący się w oknie dialogowym Sumy pośrednie.
Konspekt sum pośrednich grupuje informacje na kilku różnych poziomach. W zależności od potrzeb możemy je wyświetlać lub ukrywać.
Aby wyświetlać bądź ukrywać poszczególne poziomy konspektu możemy klikać na odpowiednich symbolach paska konspektu znajdującego się po lewej stronie okna aplikacji:
• Aby ukryć (zwinąć) daną sekcję konspektu naciskamy przycisk minus.
• Aby wyświetlić (rozwinąć) daną sekcję konspektu naciskamy przycisk plus.
• Aby wyświetlić bądź ukryć wybrany poziom konspektu klikamy na przycisk z numerem konspektu.
Pozdrawiam,
Klimek