Jeśli współdzielimy swoje arkusze z innymi użytkownikami, przydatna okaże się możliwość chronienia ich hasłem. W Excelu możemy korzystać z haseł na kilka sposobów.
Hasło dla dokumentu/skoroszytu
Klikamy przycisk MS Office, a następnie wybieramy opcję Zapisz jako. Klikamy opcję Narzędzia, a następnie wybieramy polecenie Opcje ogólne.
Jeśli chcemy, żeby inni użytkownicy musieli wprowadzać hasło, zanim będą mogli wyświetlić dokument, wpisujemy hasło w polu Hasło ochrony przed otwarciem. Jeśli chcemy, żeby inni użytkownicy musieli wprowadzać hasło, zanim będą mogli zapisać zmiany wprowadzone w dokumencie, wpisujemy hasło w polu Hasło ochrony przed zmianami. Możemy przypisać oba hasła jedno umożliwiające dostęp do pliku oraz jedno zezwalające na zmienianie jego zawartości. Należy pamiętać o tym, żeby hasła różniły się od siebie.
Aby zapobiec przypadkowej modyfikacji dokumentu przez innych użytkowników, należy zaznaczyć pole wyboru Zalecane tylko do odczytu. Podczas otwierania takiego pliku użytkownik będzie pytany, czy plik ma być otwarty w trybie tylko do odczytu. Po wyświetleniu monitu wpisujemy ponownie hasła, aby je potwierdzić, a następnie klikamy przycisk OK. Na koniec klikamy przycisk Zapisz.
Hasło do elementów arkusza
Aby zapobiegać przypadkowemu lub umyślnemu zmodyfikowaniu, przeniesieniu bądź usunięciu ważnych danych, można chronić określone elementy arkusza lub skoroszytu z użyciem lub bez użycia hasła.
Na wstążce Recenzja w grupie Zmiany klikamy przycisk Chroń arkusz.
Na liście Pozwól wszystkim użytkownikom tego skoroszytu na zaznaczamy te elementy, które użytkownicy będą mogli zmieniać.
W polu Hasło do usunięcia ochrony arkusza wpisujemy nasze hasło, klikamy OK, a następnie ponownie wpisujemy hasło, aby je potwierdzić.
Hasło jest opcjonalne, ale jeśli się go nie poda, każdy użytkownik będzie mógł usunąć ochronę arkusza i zmienić chronione elementy.
Hasło do skoroszytu
Na karcie Recenzja w grupie Zmiany klikamy przycisk Chroń skoroszyt.
W obszarze Chroń skoroszyt zaznaczamy dowolną opcję:
• Aby chronić strukturę skoroszytu, zaznaczamy pole wyboru Struktura.
• Aby chronić okna skoroszytu po to, by po każdym otwarciu skoroszytu miały te same rozmiary i położenie, zaznaczamy pole wyboru Okna.
Zaznaczone pole Struktura pozwala na ochronę w zakresie następujących czynności:
• Przeglądanie ukrytych arkuszy.
• Przenoszenie, usuwanie, ukrywanie lub zmienianie nazw arkuszy.
• Wstawianie nowych arkuszy lub arkuszy wykresów.
• Przenoszenie i kopiowanie arkuszy do innego skoroszytu.
• Wyświetlanie danych źródłowych dla komórek w obszarze danych raportów tabel przestawnych, a także wyświetlanie w oddzielnych arkuszach stron pola strony.
• W przypadku scenariuszy tworzenie podsumowującego raportu scenariusza.
• W przypadku dodatku Analysis ToolPak korzystanie z narzędzi do analizy umieszczających wynik w nowym arkuszu.
• Rejestrowanie nowych makr.
Aby uniemożliwić innym użytkownikom usunięcie ochrony skoroszytu, w polu Hasło (opcjonalnie) wpisujemy nasze hasło, klikamy OK, a następnie ponownie wpisujemy hasło, aby je potwierdzić.
Mimo tego, że Excel 2007 wykorzystuje zaawansowane metody szyfrowania, to zawsze należy pamiętać o używaniu silnych haseł, w których występują małe i wielkie litery, cyfry i symbole!
Pozdrawiam,
Klimek