Łącząc funkcjonalności Excela z innymi aplikacjami pakietu MS Office możemy jeszcze bardziej zautomatyzować naszą pracę. Takim przykładem jest korespondencja seryjna, która umożliwia tworzenie zestawów dokumentów, takich jak list seryjny wysyłany do wielu adresatów, wizytówki, nadruki na CD, itp. Każdy list i każda etykieta zawiera ten sam rodzaj informacji, ale ich treść jest unikatowa.
W naszym przykładzie utworzymy listy do pracowników z informacją o liczbie przepracowanych godzin oraz wynagrodzeniu za bieżący miesiąc. Do tego celu będziemy potrzebować listę pracowników w Excelu oraz wzór pisma w Wordzie.
W MS Word w zakładce Korespondencja klikamy przycisk Rozpocznij koresp. ser. i wybieramy polecenie Kreator korespondencji seryjnej krok po korku…
Z prawej strony dokumentu pojawi się pierwszy krok kreatora. Z dostępnych opcji wybieramy Listy i klikamy Następny.
Mając otwarty wzór naszego pisma w drugim kroku wybieramy opcję Użyj bieżącego dokumentu i klikamy Następny.
W trzecim kroku zaznaczamy Użyj istniejącej listy i klikamy przyciski Przeglądaj… Wskazujemy plik excelowy i arkusz, w którym znajduje się lista pracowników. Po pojawieniu się okna Adresaci korespondencji seryjnej możemy dokonać sortowania lub filtrowania danych. Na koniec klikamy OK.
W kroku czwartym wstawiamy elementy (imię, nazwisko, itp.) z listy pracowników do wzoru listu. Ustawiamy kursor w odpowiednim miejscu naszego listu i wybieramy polecenie Więcej elementów… Z dostępnej listy wybieramy żądane pole i klikamy Wstaw. Przechodzimy do kolejnego kroku klikając Następny.
Piąty krok pozwala nam sprawdzić, jak działa lista. Zawsze możemy przejść do wcześniejszych kroków i dokonać korekt. Jeśli wszystko jest OK klikamy Następny.
Na końcu możemy zdecydować czy chcemy wydrukować korespondencję seryjną czy też edytować poszczególne listy.
Pozdrawiam,
Klimek